Checkliste für Arbeitgeber zur Vorbereitung einer Pensionierung

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Planung und Kommunikation

1. Frühzeitige Identifikation bevorstehender Pensionierungen
Prüfen, welche Mitarbeitenden in den nächsten ein bis drei Jahren das Pensionsalter erreichen, um rechtzeitig planen zu können.

2. Rechtzeitiges Gespräch mit der betreffenden Person führen
Mindestens zwölf Monate vorher ein erstes Gespräch über den geplanten Austritt, Erwartungen, Übergangsmodelle und mögliche Weiterbeschäftigung führen.

3. Klärung von Arbeitszeitmodellen

Optionen wie Teilpensionierung, gleitender Übergang oder befristete Weiterbeschäftigung prüfen und gemeinsam abstimmen.

Administrative Vorbereitung

4. Renten- und Versicherungsinformationen bereitstellen
Informationen zur Pensionskasse, zu Vorsorgelösungen und möglichen finanziellen Auswirkungen übermitteln.

5. Sozialversicherungen aktualisieren
Meldungen an Pensionskasse, AHV/IV sowie weitere relevante Stellen vornehmen und Fristen einhalten.

6. Lohnadministration anpassen
Abschluss der Lohnabrechnungen, Auszahlung von offenen Überstunden oder Ferienguthaben sowie Erstellung der Schlussdokumente sicherstellen.

Wissenstransfer und Nachfolge

7. Nachfolgeplanung früh beginnen
Position analysieren, Nachfolge definieren und wenn nötig interne oder externe Rekrutierung starten.

8. Know-how sichern
Wissenstransfer organisieren (Dokumentation, Schulungen, Übergabeprozesse), damit wichtiges Know-how im Unternehmen bleibt.

9. Einarbeitung sicherstellen
Den Übergang strukturiert planen und ausreichend Zeit für die Übergabe einberechnen.

Rechtliches und Organisatorisches

10. Arbeitsvertrag prüfen
Restferien, Überstundenregelungen, Kündigungsfristen und vertragliche Nebenabreden klären.

11. Abschlussgespräch führen
Ein formelles Austrittsgespräch organisieren, Feedback einholen und offene Punkte klären.

12. Zeugnis erstellen
Ein wohlwollendes und vollständiges Arbeitszeugnis rechtzeitig vorbereiten und übergeben.

Abschied und Wertschätzung

13. Interne Kommunikation planen
Team und relevante Abteilungen über den Austritt informieren und Nachfolge kommunizieren.

14. Verabschiedung organisieren
Eine angemessene Verabschiedung planen – von informell bis feierlich –, um Wertschätzung auszudrücken.

15. Dank aussprechen
Leistungen und Engagement würdigen und die Mitarbeitende mit positiven Worten in den Ruhestand begleiten.

Nach der Pensionierung

16. Ehemalige als mögliche Ressourcen betrachten
Optionen für projektbezogene Einsätze, Mentoring oder temporäre Unterstützung im Bedarfsfall prüfen.